“S’organiser pour réussir” est un ouvrage de David Allen, qui propose une méthode efficace pour s’organiser et devenir plus productif.

Tout ce qui provoque chez vous une réaction excessive (ou trop timide) tend à contrôler votre vie. Toute question étrangère à la situation que vous vivez à un moment précis de votre vie est une “question non résolue” qui accapare votre attention. Au contraire, “l’esprit comme l’eau” réagit de manière parfaitement proportionné aux événements.

La majeure partie du stress naît d’une mauvaise gestion des engagements qu’on prend ou qu’on accepte. Il convient donc de cerner et recenser tout ce qui se relie d’une manière ou d’une autre à nos engagements internes. C’est rarement le manque de temps qui empêche l’avancement d’un projet. Les projets s’enlisent parce qu’on n’a pas défini leur déroulement.

Voici donc quelques règles de base pour gérer vos engagements :

1. Définissez vos engagements et les résultats voulus.
2. Stockez-les dans un système externe fiable que vous serez certain de consulter.
3. Clarifiez exactement ce que sont vos engagements,
   et décidez ce que vous devez faire pour les tenir.
4. Décrivez la première action physique qui sera nécessaire pour faire avancer la situation (passer un appel, envoyer un mail, faire un achat…)
5. Consignez et organisez les rappels des actions à exécuter.

Comment fonctionner ?

David Allen propose de se munir de plusieurs outils pour s’organiser.

1. Une boite d’entrée. C’est un espace où vous déposerez toutes vos données à traiter (documents, tâches notées sur des post-it, etc). Elle recueille tout ce que vous avez en tête au fur et à mesure, en attendant de pouvoir agir.
2. Un agenda. Il sert à noter les actions à effectuer à un instant précis (RDV, appel téléphonique à une heure indiquée, etc.) et rien d’autre ! Votre liste de tâches à effectuer ne doit pas polluer votre agenda.
3. Un échéancier (facultatif). Composé de 43 dossiers, il vous permet de classer vos documents en fonction de la date où vous en aurez besoin. Par exemple, aujourd’hui 11 avril, j’ouvrirai le dossier 11, demain le 12, puis le 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31. Ensuite j’atteindrai le dossier MAI et je retrouverai les dossiers 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, etc. que j’aurai vidé et rangé en suivant le mois précédent. Puis les mois : Juin, Juillet, Août, Septembre, Octobre, Novembre, Décembre, Janvier, Février, Mars.
   
4. Un ensemble de listes. Votre boite d’entrée devra être vidée régulièrement (une à plusieurs fois par semaine) et les données triées selon le schéma ci-après. NB : Celles prenant moins de 2 minutes seront effectuées immédiatement.
   Les éléments restant seront alors répartis dans 7 types de listes.
   1. Liste de projets
   2. Documents d’accompagnement de projets
   3. Actions et informations notées sur votre agenda
   4. Liste des premières actions
   5. Liste des actions “en attente”
   6. Documentation de référence
   7. Liste des choses à faire “un jour / peut être”

   La première liste (1) répertorie l’ensemble de vos grands projets (comprenant un ensemble d’actions). Ceux-ci s’accompagnent souvent de documents (2), qui seront classés dans des dossiers nommés par projet, et rangés par ordre alphabétique dans un meuble-classeur à tiroirs. Il en est de même pour les documents de référence (6) qu’il est intéressant de conserver. Les actions à effectuer à une date/ heure précise, seront notées dans l’agenda (3). Les actions à effectuer seront réunies dans la liste des premières actions (4) ; celles dont le suivi doit être assuré mais qui sont effectuées par quelqu’un d’autre seront regroupées dans la liste “en attente”. Des idées de projets futurs ou incertains, peuvent survenir ; ils seront listés dans “un jour/ peut être”.

5. La liste des premières actions. Le plus important quand une tâche doit être réalisée, est de déterminer la première action à effectuer. Il peut s’agir de téléphoner pour obtenir une information, de la chercher sur Internet, d’envoyer un mail… Cette première action doit absolument être définie avec une durée déterminée, et listée dans la catégorie correspondante : Questions à aborder (classées par personne), Appels Mails, A l’ordinateur, En ligne, Au bureau, A la maison, Courses, Lire/revoir, En attente. De sorte que lorsque l’occasion se présentera de traiter une action dans les 10 minutes qui s’offrent à vous, vous retrouviez facilement ce qu’il vous est possible de faire.
6. 4 critères pour choisir l’action à exécuter : le contexte, la disponibilité, le niveau d’énergie, la priorité. En fonction de l’endroit où vous vous trouvez (aéroport, bureau, maison, courses…), des moyens à votre disposition (téléphone, connexion Internet, papier/crayons), des personnes avec qui vous discutez, de votre niveau d’énergie et du temps que vous pouvez consacrer à vos actions selon leur priorité, il vous sera facile d’accéder à l’une ou l’autre des listes ou des dossiers et d’être efficace.

La clef de la réussite de cette méthode tient dans la régularité. Aussi, chaque semaine, veillez à vider votre esprit, regrouper les papiers éparpillés, traitez vos notes, revoir votre agenda (RDV passés et futurs) et vos listes (projets, premières actions, en attente, de contrôle, un jour/ peut être), ainsi que vos dossiers et documents d’accompagnements. Enfin, imaginez de nouvelles tâches pour améliorer vos projets et innover. Bref, soyez créatif et courageux !

[S’organiser pour réussir, David Allen]